Konferenser är för många anställda ett välkommet avbrott i vardagslunken. En paus från stress på kontoret och chefers och kunders krav. Många gånger en välförtjänt belöning eller ett incitament där anställda från olika avdelningar, regionalkontor och rentav dotterbolag inom koncernen kan umgås och utbyta erfarenheter med kollegor, chefer och konsulter.

Väl genomförd och planerad, om alla trivs och det finns en röd tråd och tanke med hela eventet kan en konferens bringa fram nya idéer och lösningar. Kanske visar det sig att två olika avdelningar ovetandes jobbat parallellt med samma uppgifter. Projekt med många kockar kan många gånger må bra av att slås samman och effektiviseras. Ledning, struktur är viktig för att konferensen inte ska stanna vid firmafest i låtasallvarlig jobbkostym. Men det är också viktigt att alla trivs och att en kreativ och trivsam atmosfär råder.

I Göteborgstrakten finns ett flertal fina konferensanläggningar med dokumenterad vana att ordna och strukturera professionella tillställningar.

Några tips för den event-ansvarige på firman, i Göteborg såväl som på annat håll är:

1. Planera i god tid och ta in anbud från flera arrangörer. Hör gärna med personalen om de har några tips. Kanske kommer det fram att en billigare anläggning någon besökt med förra jobbet är dold pärla. Den dyra lyxanläggningen med röda mattor, hutlösa barpriser och flådig hemsida kanske är onödigt upphaussad och inte motsvarar förväntningarna. Ta vara på personalens kunskaper och resurser.
2. Rätt plats vid rätt tid. Vad är syftet med konferens? Att uppmärksamma prestationer och belöna personalen för mål som uppfyllts under året? Kanske är syftet att knyta kontakter med nya kollegor eller möjliga nya storkunder? I så fall passar i regel en lättsammare och mer uppsluppen tillställning, gärna på tjusig och trevlig anläggning med brett utbud av nöjen. Om syftet i stället är att diskutera framtida nedskärningar, hur budgetunderskottet ska tas igen och hur man ska göra verksamhet effektivare är ett mer sobert arrangemang hos en seriös och allvarlig arrangör att föredra. Priset förmodligen också av stor vikt.
3. Utarbeta en klar och logisk agenda och följ den. De flesta blir illa till mods om de känner att deras tid slösas bort och presterar också i regel sämre. Om konferensen däremot är väl genomförd och planerad.  Om deltagarna känner att de deras resurser tas tillvara, att deras röst blir hörd har de mer överseende med lägre budget och avsaknad av lyx.

Läs gärna mer här.