Har ditt företag växt sig ur ert gamla kontor eller är det helt enkelt dags att investera i en bättre lokal? Oavsett anledning till varför ditt företag ska flytta finns det en del saker man bör tänka på när det är dags att byta lokaler!

Utforma kravspecifikation

Innan letandet efter lediga lokaler inleds bör ni upprätta en kravspecifikation utifrån de behov som företaget har. Exempel på frågor ni bör ställa er kan vara:

• Hur många arbetsplatser bör lokalen rymma? Om företaget planerar att expandera bör ni även ta med i beräkningen hur många arbetsplatser ni kommer behöva om tre, fem eller tio år.
• Hur har ni tänkt att arbeta i de nya lokalerna? Ska personalen sitta i egna rum, i öppna kontorslandskap eller ska ni arbeta mer flexibelt som kombikontor, flexkontor eller med aktivitetsbaserade arbetsplatser? Olika arbetssätt tar olika mycket lokalyta i anspråk.
• Hur många platser bör det finnas i lunchrummet? Hur många toaletter bör det finnas i lokalerna? Behöver ni tillgång till dusch och vilorum
• Vilka andra typer av behov har företaget? Behöver ni ha tillgång till konferensrum och i så fall hur stort? Behöver ni ett separat kopieringsrum? Behöver ni tillgång till arkiv eller förråd och i så fall hur många och hur stora? Har ni andra speciella behov som måste tillgodoses?
• Vilket geografiskt läge ska de nya lokalerna ha? Är företaget i behov av skyltläge? Bör det finnas tillgång till parkeringsplatser eller garage? Hur fungerar kollektivtrafiken i området? Lokalens läge kan ha en stor påverkan på både hur personalen trivs och presterar samt på relationer till kunder och partners. Om det inte, av någon anledning, är viktigt med ett centralt läge är hyrorna alltid lägre i utkanten av städerna. Detta gäller framförallt i storstadsregionerna kring Stockholm, Göteborg och Malmö
• Vad har företaget för budget för lokalkostnader? Förutom hyra bör ni även räkna med eventuella kostnader för renovering och inredning. Värt att tänka på är också att byte av arbetssätt på kontoret kan innebära ökade eller minskade lokalkostnader. Att gå från ett kontor med enskilda rum till ett lokaler med ett öppet kontorslandskap innebär oftast att man kan klara sig med en mindre lokal än innan. Detsamma gäller om man byter mellan ett öppet landskap till en aktivitetsbaserad arbetsplats.

Försök att vara så noggranna som möjligt i utformandet av kravspecifikationen. Engagera medarbetare från alla olika funktioner inom företaget för att säkerhetsställa att alla behov tas med i beaktning. En bra kravspecifikation minimerar risken för att medarbetarna ska bli besvikna efter flytten.

Söka lediga lokaler

När ni är klara med kravspecifikationen är det dags att börja leta efter drömlokalen, vilket kan vara en rolig men också svår och tidskrävande process

Förutom fastighetsbolagens egna sajter finns det flera olika webbplatser som listar tillgängliga lokaler och kontor att hyra från många olika fastighetsägare. Gemensamt för dessa sajter är att man kan sortera lokalerna utifrån geografisk plats och storlek. På vissa av sajterna kan man även söka i fritext efter särskilda ord, t.ex. ”skyltläge”, ”lager” eller ”centralt”.

Det kan vara bra att rangordna kraven på kravspecifikationen. På så sätt blir det lättare att avgöra om det är värt att investera i en specifik lokal om ni inte lyckas finna en som uppfyller alla era krav.

Skriva kontrakt

När ni har hittat en lokal som ni är intresserade av bör ni ta reda på så mycket som möjligt om den. Vad ingår i hyresavtalet? Ni bör också begära en ritning från fastighetsägaren för att vara säkra på att ni verkligen får plats. Om ni bestämmer er för att ni vill ha lokalen ska ni begära en hyresoffert. Därefter vidtar en hyresförhandling.

Det är viktigt att ni förstår alla delar av hyresavtalet gällande t.ex. uppsägning, överlåtelserätt och andrahandsuthyrning. Låt gärna en fastighetsjurist granska avtalet för att vara säkra på att ni inte skriver under något som ni inte till fullo förstår!