De ekonomiska aspekterna, när man talar om lagring av viktiga papper, är en avgörande faktor för dokumenthantering. Att undersöka de ekonomiska aspekterna av digital dokumentlagring innebär att verkligen förstå kostnaderna för olika lagringsmetoder. Metoder och kostnader för lagring av digitala dokument varierar kraftigt. Hänsyn måste tas till om företaget håller sina servrar själva alternativt om befintliga program kommer att köras i exempelvis molnet. Lagringsmetoder som resulterar i långsam eller besvärlig dokumentarkivering och hämtning av processer kommer att negativt påverka produktiviteten och lönsamheten.

Val för rätt digital dokumentlagring måste balanseras utifrån ekosystemfaktorer, bland annat företagsstorlek, retention och risk, flexibilitet, nuvarande IT-infrastruktur, interna IT-kompetens och säkerhet. Att förstå hur dessa faktorer påverkas av varje lagringsmetod hjälper till att identifiera vilken lösning som gör det bäst ekonomiskt för just ditt företag. Det finns kända och okända kostnader i samband med lagring av digitala dokument. Exempel på kända kostnader innefattar ansökan, hårdvara, lagring, bandbredd och hosting av den medföljande lösningen. Okända kostnader kan vara IT-kompetens och eskalerande lagringsvolymbehov.

En annan kostnad som kan förbises är att upprätthålla programvarulicenser för de program som användes för att skapa dokument som bor i sitt eget filformat i arkivlagring. För att undvika att hamna i en situation där du inte längre kommer åt dina dokument, bör digitala dokument lagras i ett programoberoende filformat, till exempel PDF, för att säkerställa att företaget behåller kontrollen i framtiden.

Inte alla digitala dokumentlagringssystem är skapade lika. Det är viktigt att införskaffa ett system som är kompatibelt med ditt företag. Om så inte är fallet, kan personal och samarbetspartners ha svårt att snabbt lokalisera och leverera ett dokument när det behövs. Då genereras extra kostnader för tid och problemet kommer öka ju fler dokument som lagras i systemet.

Slutligen kan företaget få bära kostnaderna för att upprätthålla onödiga lagringsutrymmen, när digitala dokument arkiveras förbi deras skrivna arkiveringsdatum. Idealt är om dokumentet har kopplat till sig en automatisering som påminner företaget om att det är dags att rensa lagrade dokument.